關(guān)于客戶(hù)編碼

    案例：
    如果我要對零售客戶(hù)進(jìn)行編碼，請問(wèn)怎樣才能形象而又能唯一識別?曾想過(guò)用身份證最省事，可是又發(fā)現有未成年人，于是加上學(xué)生證，又發(fā)現未必都是學(xué)生。再說(shuō)，學(xué)生也會(huì )成年，會(huì )擁有身份證。哪位仁兄指導一下了，呵呵。
    解答：
    如果業(yè)務(wù)中真的需要對零售的客戶(hù)進(jìn)行編碼，說(shuō)明客戶(hù)群是有一定范圍的，而且重復消費的比重很大，否則這個(gè)編碼是沒(méi)有任何意義的，基于以上的前提就可以確定一個(gè)基本的編碼原則，我覺(jué)得用這個(gè)客戶(hù)初次消費的日期加姓名是一個(gè)不錯的組合，如果在同一日期有同名同姓的客戶(hù)，可以用_1、_2來(lái)區分，這樣就能夠實(shí)現唯一識別，而且從編碼就可以知道該客戶(hù)已經(jīng)是幾年的老客戶(hù)。
    這是個(gè)人意見(jiàn)，僅供參考！
    分析：
    其實(shí)在金蝶軟件中，不僅僅是客戶(hù)，其它所有的核算項目包括我們自定義的核算項目，一般都建議采用流水號編排。因為編碼只是軟件用來(lái)識別數據的一個(gè)憑據，沒(méi)有任何實(shí)際上的經(jīng)濟意義。
    下面是金蝶公司建議的編碼方案：
    《就信息化系統編碼的八項原則》
    在我們推行信息化系統的工作中，所遇到的第一件事情就是編碼工作，如供應商、客戶(hù)、物料等等，在企業(yè)信息化的發(fā)展過(guò)程中，經(jīng)常會(huì )發(fā)現當初制定的編碼規則有問(wèn)題，無(wú)法再編下去，需重新修訂。那如何進(jìn)行科學(xué)、有效的編碼，是我們所有實(shí)施顧問(wèn)都會(huì )遇到經(jīng)常要思考的問(wèn)題。為幫助一線(xiàn)實(shí)施顧問(wèn)科學(xué)合理的指導客編碼工作，我們對編碼工作進(jìn)行了歸納、總結和提煉，形成了我們金蝶的信息化系統編碼的八項原則，提煉成八個(gè)字“一、類(lèi)、有、變、數、短、長(cháng)、跳“。我們今年會(huì )在所有機構中對實(shí)施顧問(wèn)進(jìn)行培訓，我們的目標是，我們所有的實(shí)施顧問(wèn)在談到編碼時(shí)，都能按八項編碼原則來(lái)給客戶(hù)講解，體現出我們顧問(wèn)的專(zhuān)業(yè)性，體現出我們的標準化的實(shí)施方法。當然，如果我們金蝶的所有相關(guān)業(yè)務(wù)人員都能了解這八項原則，那是最好不過(guò)了。
    下面我們來(lái)對這八項原則一一進(jìn)行解釋。
    一、求唯一
    通常情況下，只要物料的物理或化學(xué)性質(zhì)有變化，只要物料必須要在倉庫中存儲，就必須為其指定一個(gè)編碼，即通常所說(shuō)的一物一碼。比如某零件要經(jīng)過(guò)沖壓成型、鉆孔、噴漆三道工序才能完成。如果該物料的三道工序都在同一車(chē)間完成，不更換加工單位，即沖壓成型后立即進(jìn)行鉆孔，緊接著(zhù)進(jìn)行噴漆，中間沒(méi)有入庫、出庫處理，則該物料可取一個(gè)代碼。如果該物料的三道工序不在同一個(gè)車(chē)間完成，其順序是沖壓、入庫、領(lǐng)料、鉆孔、入庫、領(lǐng)料、噴漆、入庫，則在庫存管理中為了區分該物料的三種狀態(tài)，必須編制不同的物料編碼。
    二、分類(lèi)別
    在編碼時(shí)，一般會(huì )按一定的分類(lèi)方式對編號進(jìn)行分類(lèi)，這樣，在日常的查詢(xún)或報表列印時(shí)，同類(lèi)的資料才能排在一起，便于我們比較和匯總統計等。通常我們在對物料進(jìn)行編碼時(shí)，會(huì )按大類(lèi)－中類(lèi)－小類(lèi)－流水號的形式進(jìn)行編碼，比如，第一碼表示大分類(lèi)，如成品，原材料，半成品等，第二、三碼表示中分類(lèi)，第四、五、六碼表示小分類(lèi)，最后是三位的流水號，通過(guò)這樣的分類(lèi)，我們可以保證相同類(lèi)的物料在做統計分析時(shí)是可以排在一起的。
    三、勿有意
    我們在給客戶(hù)輔導編碼時(shí)，非專(zhuān)業(yè)性的人員通常都要求讓編號反映某些意義，使得編號容易記憶或者可以望“字“生義，常常會(huì )將英文單詞的首幾位或縮寫(xiě)字母編在編號上；再有，還要把物料的規格、尺寸等屬性也要反映在料號中。在資料量不大時(shí)，這種編碼方式的確可能比較方便，使用起來(lái)可能會(huì )比較符合使用者現時(shí)的習慣，但是當資料數量越來(lái)越大時(shí)，要記憶的東西太多了，實(shí)際上已經(jīng)達不到當初設想的易于記憶的目的了，結果給后續新增編碼造成很大的困擾，無(wú)法進(jìn)行新增編碼的編制。
    在很多企業(yè)中，常常就是為了要整理理出有意義的料號體系，而使得編號工作變得非常困難，經(jīng)常會(huì )組織很多部門(mén)，來(lái)討論如何才能將這些有意義的東西編到編碼中去，耗費了大量的人力、物力和時(shí)間，經(jīng)常是編到一半發(fā)現無(wú)法編制下去。比如，我們在編電阻的編碼的時(shí)候，客戶(hù)人員常常會(huì )要求將阻值、材質(zhì)加到編碼中，甚至將10的幾次“方“也要加到編碼中，以方便看了編碼就知道電阻的阻值和材質(zhì)。結果日后有新增的物料時(shí)，卻發(fā)覺(jué)實(shí)在很難遵行原來(lái)的原則進(jìn)行新物料的編號工作。
    其實(shí)，料號僅是物料的代碼。是為了便于計算機系統管理，而給的一個(gè)編號而已。它可以不具備任何意義，就如我們的身份證號碼一樣。這樣，即使有上萬(wàn)條物料，也可以在短短的兩、三周內就完成所有的編號工作。
    在國外，有許多公司干脆就用亂數法則直接賦予物料編號，而絲毫不會(huì )影響電腦作業(yè)的運行。因為在交易數量龐大的信息化作業(yè)中我們不需要也不可能去記憶每一個(gè)料號所代表的物料。我們要知道的只是料件的名稱(chēng)規格，而所有的資料在列印或顯示時(shí)，名稱(chēng)規格都可以隨著(zhù)料號出現。
    四、避變化
    如果資料的某項屬性在未來(lái)有可能會(huì )發(fā)生變動(dòng)，則絕不應該將此項屬性納入到編號中。否則，一旦發(fā)生變動(dòng)時(shí)，是否要修改編號及如何進(jìn)行修改都將會(huì )是一個(gè)十分困擾的抉擇。常見(jiàn)的如員工編號，員工所屬部門(mén)就不應該納入員工編號中，因為部門(mén)的調整或是員工調動(dòng)部門(mén)都可能會(huì )經(jīng)常發(fā)生；另外如客戶(hù)所屬的地區，業(yè)務(wù)員分管區域等等皆是如此。通常，在系統上，可以用單獨的欄位來(lái)記錄這些屬性。
    五、數字好
    編碼最好全部用阿拉伯數字來(lái)編號。一則可提高填寫(xiě)、錄入編號的效率，二則避免數字與某些英文字母因為形象或讀音雷同而產(chǎn)生混淆的情形，如O與0，I與1等等。如果一定要用英文字母的話(huà)，則英文字母最好排在編號的前幾碼，且位數必須一致。一定要避免英文字母與數字混雜使用的情況。
    在編碼中，有些客戶(hù)人員為了使編號段落分明而要求在編號中使用“－“符號，或者在編號中夾雜“*”、“/”等特殊符號。這些符號的使用必然影響編碼的錄入效率，在日�？谑鼍幪枙r(shí)亦會(huì )造成不便，因此最好避免采用。如果非用這些符號不可，則應該規定固定符號出現的位置，否則一定會(huì )產(chǎn)生困擾。
    六、力求短
    編號的長(cháng)度要越短越好，以方便記憶、閱讀、填寫(xiě)、錄入，提高效率。同時(shí)，也大大降低出錯的機率。如果一個(gè)編碼有30位，它可能記錄了物料的很多屬性，但是在錄入、填寫(xiě)中會(huì )非常困難，也非常容易出錯。通常在8---12位之間會(huì )比較好，既能滿(mǎn)足一般編號容量的要求，也能較好的反應適當的重要屬性，且便于記憶、錄入等。
    七、長(cháng)統一
    編號長(cháng)度統一，可以使我們在閱讀或錄入時(shí)很容易發(fā)現編號長(cháng)度不對，有漏輸或多輸。如果實(shí)在做不到編號位數統一，則至少要求同一類(lèi)的位數要統一。比如，對ATO制造企業(yè)來(lái)說(shuō)，可能會(huì )存在半成品數量相對成品要少的情況，在編號長(cháng)度上，很難讓半成品和成品的編碼長(cháng)度統一，那我們可以讓成品類(lèi)的編號長(cháng)度保持統一，半成品類(lèi)的長(cháng)度保持統一，如，成品是10位，半成品則是8位。另外也可以通過(guò)補「0」的方式來(lái)保證確保編碼長(cháng)度統一。
    八、用跳號
    隨著(zhù)企業(yè)的發(fā)展，每天都會(huì )有新的物料出現，需要增加新編碼，所以在編碼時(shí)，編碼的擴充性非常重要，而如何才能實(shí)現編碼的擴展性呢？通常我們用跳號的方法來(lái)實(shí)現。比如在分類(lèi)號中預留一些空號以便日后可以插入，同時(shí)也可以加大相應分類(lèi)的編碼容量，如050---080可以編成同一個(gè)小類(lèi)。在實(shí)際編碼中，此項原則往往會(huì )被忽略掉，而此項原則最能體現我們的專(zhuān)業(yè)性，是檢驗我們的編碼能否經(jīng)的起時(shí)間考驗的重要原則，請切記！