文件管理的真諦在于方便保存和迅速提取

成堆的有用無(wú)用的紙、雜亂無(wú)章的書(shū)籍和辦公用品散落在各處，這就是我們辦公桌上的一般情形。在電腦的內部，在電腦的桌面上，在“資源管理器”中，也同樣充斥著(zhù)無(wú)序與混亂。這種虛擬的混亂極大地影響了電腦的性能和我們辦公的效率，當許多人面臨這個(gè)問(wèn)題時(shí)，認為硬盤(pán)空間又不夠了，電腦性能又不跟不上了，需要再換一臺新的電腦了。事實(shí)上，我們真正需要的是坐下來(lái)，好好花時(shí)間將電腦里的文件真正管理起來(lái)，會(huì )為自己日后省下更多的時(shí)間。

　　文件管理的真諦在于方便保存和迅速提取，所有的文件將通過(guò)文件夾分類(lèi)被很好地組織起來(lái)，放在你最能方便找到的地方。解決這個(gè)問(wèn)題目前最理想的方法就是分類(lèi)管理，從硬盤(pán)分區開(kāi)始到每一個(gè)文件夾的建立，我們都要按照自己的工作和生活需要，分為大大小小、多個(gè)層級的文件夾，建立合理的文件保存架構。此外所有的文件、文件夾，都要規范化地命名，并放入最合適的文件夾中。這樣，當我們需要什么文件時(shí)，就知道到哪里去尋找。這種方法，對于相當數量的人來(lái)說(shuō)，并不是一件輕松的事，因為他們習慣了隨手存放文件和辛苦、茫無(wú)頭緒地查找文件。下面，我們將幫你制訂一套分類(lèi)管理的原則，并敦促您養成好的文件管理習慣。以下是我們總結出的一些基本技巧，這些技巧并不是教條，可能并不適合你，但無(wú)論如何你必須要有自己的規則，并堅持下來(lái)，形成習慣。

　　第一招 發(fā)揮我的文檔的作用
　　有很多理由讓我們好好地利用“我的文檔”，它能方便地在桌面上、開(kāi)始菜單、資源管理器、保存/打開(kāi)窗口中找到，有利于我們方便而快捷地打開(kāi)、保存文件。我們可以利用“我的文檔”中已有的目錄，也可以創(chuàng )建自己的目錄，將經(jīng)常需要訪(fǎng)問(wèn)的文件存儲在這里。至于“我的文檔”存儲在C盤(pán)，在重裝系統時(shí)可能會(huì )誤刪除的問(wèn)題，可以在非系統盤(pán)建立一個(gè)目錄，然后右擊桌面上的“我的文檔”，選擇“屬性”。在彈出的“我的文檔 屬性”窗口中，單擊目標文件夾下的“移動(dòng)”按鈕，然后在新的窗口中指定我們剛創(chuàng )建的文件夾。重裝系統后再次執行以上操作，再重新指向此文件夾即可，即安全又便捷。

　　提示
　　如果你使用Windows 2000/XP，則移動(dòng)“我的文檔”文件夾時(shí)，其下的所有文件會(huì )自動(dòng)移過(guò)去，但如果你使用Windows 9x，則需要手工將C:\My Documents下的所有文件手工移到新指定的文件夾中，否則可能會(huì )丟失數據。

　　第二招 建立最適合自己的文件夾結構
　　文件夾是文件管理系統的骨架，對文件管理來(lái)說(shuō)至關(guān)重要。建立適合自己的文件夾結構，需要首先對自己接觸到的各種信息、工作和生活內容進(jìn)行歸納分析。每個(gè)人的工作和生活有所不同，接受的信息也會(huì )有很大差異，因此分析自己的信息類(lèi)別是建立結構的前提。比如，有相當多的IT自由撰稿人和編輯就是以軟件、硬件的類(lèi)別建立文件夾;而很多老師，就是以自己的工作內容比如教學(xué)工作、班主任工作建立文件夾。

　　同類(lèi)的文件名字可用相同字母前綴的文件來(lái)命名，同類(lèi)的文件最好存儲在同一目錄，如圖片目錄用image，多媒體目錄用media，文檔用doc等等，簡(jiǎn)潔易懂，一目了然，而且方便用一個(gè)軟件打開(kāi)。這樣，當我們想要找到一個(gè)文件時(shí)，能立刻想到它可能保存的地方。

　　第三招 控制文件夾與文件的數目
　　文件夾里的數目不應當過(guò)多，一個(gè)文件夾里面有50個(gè)以?xún)鹊奈募�數是比較容易瀏覽和檢索的。如果超過(guò)100個(gè)文件，瀏覽和打開(kāi)的速度就會(huì )變慢且不方便查看了。這種情況下，就得考慮存檔、刪除一些文件，或將此文件夾分為幾個(gè)文件或建立一些子文件夾。另一方面，如果有文件夾的文件數目長(cháng)期只有少得可憐的幾個(gè)文件，也建議將此文件夾合并到其他文件夾中。

　　第四招 注意結構的級數
　　分類(lèi)的細化必然帶來(lái)結構級別的增多，級數越多，檢索和瀏覽的效率就會(huì )越低，建議整個(gè)結構最好控制在二、三級。另外，級別最好與自己經(jīng)常處理的信息相結合。越常用的類(lèi)別，級別就越高，比如負責多媒體欄目的編輯，那多媒體這個(gè)文件夾就應當是一級文件夾，老師本學(xué)期所教授的課程、所管理班級的資料文件夾，也應當是一級文件夾。文件夾的數目，文件夾里文件的數目以及文件夾的層級，往往不能兩全，我們只能找一個(gè)最佳的結合點(diǎn)。

第五招 文件和文件夾的命名
　　為文件和文件夾取一個(gè)好名字至關(guān)重要，但什么是好名字，卻沒(méi)有固定的含義，以最短的詞句描述此文件夾類(lèi)別和作用，能讓你自己不需要打開(kāi)就能記起文件的大概內容，能就是好的名稱(chēng)。要為電腦中所有的文件和文件夾使用統一的命名規則，這些規則需要我們自己來(lái)制訂。最開(kāi)始使用這些規則時(shí)，肯定不會(huì )像往常一樣隨便輸入幾個(gè)字那樣輕松，但一旦你體會(huì )到了規則命名方便查看和檢索的好處時(shí)，相信你會(huì )堅持不懈地執行下去。

　　另外，從排序的角度上來(lái)說(shuō)，我們常用的文件夾或文件在起名時(shí)，可以加一些特殊的標示符，讓他們排在前面。比如當某一個(gè)文件夾或文件相比于同一級別的來(lái)說(shuō)，要訪(fǎng)問(wèn)次數多得多時(shí)，筆者就會(huì )在此名字前加上一個(gè)“1”或“★”，這可以使這些文件和文件夾排列在同目錄下所有文件的最前面，而相對次要但也經(jīng)常訪(fǎng)問(wèn)的，就可以加上“2”或“★★”，以此類(lèi)推。

　　此外，文件名要力求簡(jiǎn)短，雖然Windows已經(jīng)支持長(cháng)文件名了，但長(cháng)文件名也會(huì )給我們的識別、瀏覽帶來(lái)混亂。

　　第六招 注意分開(kāi)要處理的與已經(jīng)完成的
　　如果一年前的文件還和你現在正要處理的文件擺在一起，如果幾個(gè)月前的郵件還和新郵件放在一塊，那你將會(huì )很難一眼找到你想要的東西。及時(shí)地處理過(guò)期的文件，備份該備份的，刪除不需要的，是一個(gè)良好的習慣。以老師為例，上學(xué)期教授課程的教案與資料，本學(xué)期使用的頻率會(huì )非常小，所以應當專(zhuān)門(mén)將到存放后另一個(gè)級別較低的文件夾中，甚至于刻錄到光盤(pán)中。而并本學(xué)期的一些文檔，因為要經(jīng)常訪(fǎng)問(wèn)，最好放置在“我的文檔”中以方便時(shí)時(shí)訪(fǎng)問(wèn)。對于老師來(lái)說(shuō)，一個(gè)學(xué)期就是一個(gè)周期，過(guò)一個(gè)周期，就相應地處理本周期的文件夾。對于其他行業(yè)的人來(lái)說(shuō)，也有不同的周期，我們要根據自己的實(shí)際工作和生活需要對文件夾、文件進(jìn)行歸檔。

　　小提示
　　為了數據安全，及時(shí)備份是必需要的，有關(guān)備份請參見(jiàn)本期《把復雜的備份變簡(jiǎn)單》，及時(shí)備份文件并刪除不需要再使用的文件。

　　第七招 發(fā)揮快捷方式的便利
　　如果我們經(jīng)常要快速訪(fǎng)問(wèn)文件或文件夾，那可以右擊選擇“創(chuàng )建快捷方式”，再將生成的快捷方式放置到你經(jīng)常停留的地方。當然，當文件和文件夾不再需要經(jīng)常訪(fǎng)問(wèn)時(shí)，你需要及時(shí)將快捷方式刪除，以免快捷方式塞堵了太多空間或牽扯了你的注意力。

　　第八招 現在開(kāi)始與長(cháng)期堅持
　　建立完善的結構、規范化地命名、周期性地歸檔，這就是我們要做的。這并不復雜的操作卻能大大提高我們的工作效率，節省我們已經(jīng)很有限的時(shí)間。

　　如果你現在就開(kāi)始，那請首先拿出一張紙，明了你的信息類(lèi)別，明確準備創(chuàng )建的文件夾個(gè)數與位置，還有為重要的文件夾制訂文件命名規則及歸檔規則。然后按此規則將電腦中已經(jīng)存在的大量信息進(jìn)行移動(dòng)、更名、刪除等操作，而且要在以后操作中克服自己的陋習。

　　也許開(kāi)頭會(huì )很，也許規則會(huì )很繁瑣，但相信過(guò)不了多久，你就已經(jīng)習慣于看到井井有條的文件與文件夾，并享受高效管理帶來(lái)的快樂(lè )了。

　文件管理的真諦在于方便保存和迅速提取，所有的文件將通過(guò)文件夾分類(lèi)被很好地組織起來(lái)，放在你最能方便找到的地方。解決這個(gè)問(wèn)題目前最理想的方法就是分類(lèi)管理，從硬盤(pán)分區開(kāi)始到每一個(gè)文件夾的建立，我們都要按照自己的工作和生活需要，分為大大小小、多個(gè)層級的文件夾，建立合理的文件保存架構。此外所有的文件、文件夾，都要規范化地命名，并放入最合適的文件夾中。這樣，當我們需要什么文件時(shí)，就知道到哪里去尋找。這種方法，對于相當數量的人來(lái)說(shuō)，并不是一件輕松的事，因為他們習慣了隨手存放文件和辛苦、茫無(wú)頭緒地查找文件。下面，我們將幫你制訂一套分類(lèi)管理的原則，并敦促您養成好的文件管理習慣。以下是我們總結出的一些基本技巧，這些技巧并不是教條，可能并不適合你，但無(wú)論如何你必須要有自己的規則，并堅持下來(lái)，形成習慣。

　　第一招 發(fā)揮我的文檔的作用
　　有很多理由讓我們好好地利用“我的文檔”，它能方便地在桌面上、開(kāi)始菜單、資源管理器、保存/打開(kāi)窗口中找到，有利于我們方便而快捷地打開(kāi)、保存文件。我們可以利用“我的文檔”中已有的目錄，也可以創(chuàng )建自己的目錄，將經(jīng)常需要訪(fǎng)問(wèn)的文件存儲在這里。至于“我的文檔”存儲在C盤(pán)，在重裝系統時(shí)可能會(huì )誤刪除的問(wèn)題，可gIzdw.339393.com以在非系統盤(pán)建立一個(gè)目錄，然后右擊桌面上的“我的文檔”，選擇“屬性”。在彈出的“我的文檔 屬性”窗口中，單擊目標文件夾下的“移動(dòng)”按鈕，然后在新的窗口中指定我們剛創(chuàng )建的文件夾。重裝系統后再次執行以上操作，再重新指向此文件夾即可，即安全又便捷。

　　提示
　　如果你使用Windows 2000/XP，則移動(dòng)“我的文檔”文件夾時(shí)，其下的所有文件會(huì )自動(dòng)移過(guò)去，但如果你使用Windows 9x，則需要手工將C:\My Documents下的所有文件手工移到新指定的文件夾中，否則可能會(huì )丟失數據。

　　第二招 建立最適合自己的文件夾結構
　　文件夾是文件管理系統的骨架，對文件管理來(lái)說(shuō)至關(guān)重要。建立適合自己的文件夾結構，需要首先對自己接觸到的各種信息、工作和生活內容進(jìn)行歸納分析。每個(gè)人的工作和生活有所不同，接受的信息也會(huì )有很大差異，因此分析自己的信息類(lèi)別是建立結構的前提。比如，有相當多的IT自由撰稿人和編輯就是以軟件、硬件的類(lèi)別建立文件夾;而很多老師，就是以自己的工作內容比如教學(xué)工作、班主任工作建立文件夾。

　　同類(lèi)的文件名字可用相同字母前綴的文件來(lái)命名，同類(lèi)的文件最好存儲在同一目錄，如圖片目錄用image，多媒體目錄用media，文檔用doc等等，簡(jiǎn)潔易懂，一目了然，而且方便用一個(gè)軟件打開(kāi)。這樣，當我們想要找到一個(gè)文件時(shí)，能立刻想到它可能保存的地方。

　　第三招 控制文件夾與文件的數目
　　文件夾里的數目不應當過(guò)多，一個(gè)文件夾里面有50個(gè)以?xún)鹊奈募�數是比較容易瀏覽和檢索的。如果超過(guò)100個(gè)文件，瀏覽和打開(kāi)的速度就會(huì )變慢且不方便查看了。這種情況下，就得考慮earNt.339393.com存檔、刪除一些文件，或將此文件夾分為幾個(gè)文件或建立一些子文件夾。另一方面，如果有文件夾的文件數目長(cháng)期只有少得可憐的幾個(gè)文件，也建議將此文件夾合并到其他文件夾中。